Verantwortung mit System – Betreiberpflichten im Zusammenspiel von AM und PM
Betreiberverantwortung ist kein juristisches Randthema, sondern für Bestandshalter von zentraler Bedeutung. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert nicht nur Bußgelder und Reputationsschäden, sondern setzt im schlimmsten Fall auch Menschen einem realen Risiko aus. In diesem Beitrag zeigen wir, wie sich technische und infrastrukturelle Betreiberpflichten strukturiert steuern lassen und welche Rollen Asset und Property Management dabei spielen.
1. Was bedeutet Betreiberverantwortung konkret?
Im Kern geht es darum, dass der Eigentümer bzw. Betreiber einer Immobilie für die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Immobilie und ihrer technischen Anlagen verantwortlich ist. Dazu zählen infrastrukturelle Maßnahmen wie Schnee- und Eisbeseitigung, Baumkontrolle o.ä. ebenso wie Prüfpflichten, Wartungsintervalle und Dokumentation.
Die Herausforderung: Auch wenn diese Tätigkeiten typischerweise delegiert werden, ist die Betreiberverantwortung an sich in letzter Konsequenz nicht delegierbar. Daher muss die ordnungsgemäße Ausführung unbedingt dokumentiert und nachweisbar kontrolliert werden.
2. Altbestand ohne Akten – ein unterschätztes Risiko
Besonders herausfordernd wird es, wenn ältere Objekte übernommen werden. In der Praxis erleben wir regelmäßig, dass:
- Wartungsnachweise fehlen oder unvollständig sind,
- Sachverständigenprüfungen nicht dokumentiert oder gar nicht erst durchgeführt wurden,
- technische Pläne veraltet, unleserlich oder nicht mehr auffindbar sind.
Trotz dieser Ausgangslage wird nicht unbedingt in eine systematische Aufarbeitung investiert. Eigentümer verlassen sich darauf, dass das Property Management mit der Situation umgeht, auch wenn dies im Leistungsverzeichnis nicht explizit vereinbart wurde. Diese Erwartungshaltung ist aus unserer Sicht nicht nur unrealistisch, sondern auch riskant.
Gleichzeitig steht das Property Management aber in der Pflicht, auf erkennbare Lücken hinzuweisen. Wenn bei der Übernahme eines Objekts deutlich wird, dass Dokumentationen fehlen oder sicherheitsrelevante Prüfungen nicht nachgewiesen werden können, sollte dies aktiv kommuniziert werden. Sonderaufgaben wie die Aufarbeitung technischer Unterlagen oder die Nachdokumentation von Prüfpflichten gehören nicht zum Standard-Leistungsverzeichnis – sie müssen klar benannt und ggf. gesondert beauftragt werden. Wer hier schweigt, riskiert nicht nur operative Probleme, sondern auch eine Vertrauenskrise im Verhältnis zum Auftraggeber.
Umso wichtiger ist es, strukturiert vorzugehen und dort anzusetzen, wo das Risiko am größten ist. Genau hier setzt der nächste Abschnitt an: mit einem pragmatischen Vorschlag, wie sich Betreiberpflichten auch unter schwierigen Bedingungen priorisieren und schrittweise aufarbeiten lassen.
3. Handlungsempfehlung: Abschichten nach Prioritäten
Ein pragmatischer Weg aus diesem Dilemma ist das Abschichten nach sicherheitsrelevanten Prioritäten. Unsere Empfehlung:
- Zuerst die Dokumentation zu sicherheitskritischen Einrichtungen (z. B. Brandmeldeanlagen, Aufzüge, Notbeleuchtung) auf den aktuellen Stand bringen.
- Bestehende Lücken systematisch erfassen, z. B. durch ein technisches Audit oder eine Betreiberpflichtenmatrix.
- Die Aufarbeitung als Eigentümeraufgabe begreifen; unterstützt durch das PM, aber nicht alleinverantwortlich.
Zur Erinnerung: Diese Maßnahmen gehören nicht in ein Standard-Leistungsverzeichnis. Sie erfordern ein eigenes Projektsetup, klare Zuständigkeiten und gegebenenfalls externe Unterstützung.
4. Rollenklärung zwischen AM und PM
Das Property Management ist für die Überwachung der Umsetzung (z.B. durch einen Facility Manager) zuständig, während das Asset Management die strategische Verantwortung trägt. Deshalb ist es wichtig, dass beide Seiten ein gemeinsames Verständnis über die relevanten Pflichten, Prozesse und Eskalationswege entwickeln. Dazu gehört auch:
- ein zentrales Fristen- und Prüfmanagement,
- regelmäßige Reviews und Audits,
- transparente Kommunikation über Risiken und Maßnahmen.
5. Tools und Systeme gezielt nutzen
Digitale CAFM-Systeme sind im Facility Management verankert und bilden eine wichtige Grundlage für die Erfassung von Betreiberpflichten, Überwachung technischer Fristen und Dokumentation durchgeführter Maßnahmen. Doch ebenso wichtig ist, dass das Property Management diese Informationen aktiv prüft, kritisch hinterfragt und bei Bedarf nachhält. Entscheidend ist also nicht das Tool allein, sondern die gelebte Zusammenarbeit zwischen FM und PM, klare Zuständigkeiten und ein verbindlicher Umgang mit den hinterlegten Daten.
Unser Fazit
Betreiberverantwortung braucht Klarheit, Struktur und ein starkes Zusammenspiel.
Ob Altbestand, Dokumentationslücken oder Rollenklärung – wir kennen die Herausforderungen aus der Praxis und wissen, worauf es ankommt.
Sprechen Sie uns an – wir entwickeln gemeinsam die passende Lösung für Ihren Bestand.
